Comment est élaboré le règlement intérieur ?

Le règlement intérieur est rédigé par l'employeur, qui doit le soumettre à la consultation du CSE. Il doit ensuite en faire la publicité auprès des personnes ayant accès aux lieux de travail, le déposer auprès du conseil de prud'hommes et le communiquer à l'inspection du travail. Le non-respect de ces formalités a pour effet de rendre le règlement intérieur inopposable aux salariés. Autrement dit, si l'employeur ne peut pas prouver qu'il a respecté les formalités précitées, il ne peut pas se prévaloir du règlement intérieur.
Textes : C. trav., art. L. 1321-1 et s. ; C. trav., art. R. 1321-1 et s. ; C. trav., art. R. 1323-1.

Le règlement intérieur est en principe un document unilatéral rédigé par l'employeur (C. trav., art. L. 1321-1).

Ce principe de rédaction unilatérale explique l'encadrement législatif strict du règlement intérieur : le législateur a en effet défini des règles relatives au contenu du règlement. Il a également prévu la consultation préalable du comité social et économique, ainsi que la communication du règlement à l'inspection du travail, qui assure un contrôle sur le contenu..

Une fois qu'il a élaboré le règlement intérieur, l'employeur est tenu de le soumettre à l'avis du CSE (C. trav., art. L. 1321-4).

Il s'agit d'un simple avis consultatif : l'avis conforme du CSE n'est pas exigé. Pour autant, cet avis doit être communiqué à l'inspection du travail avec le règlement intérieur (C. trav., art. L. 1321-4) : l'Administration en prend donc connaissance.

Attention, la consultation du CSE est obligatoire : à défaut, le règlement intérieur est inopposable (Cass. soc., 9 mai 2012, no 11-13.687). En l'absence de CSE, l'employeur doit donc pouvoir justifier d'un procès-verbal de carence, à défaut de quoi le règlement intérieur sera inopposable aux salariés.

De même, en cas de modification ou de retrait des clauses du règlement intérieur, il est indispensable de consulter à nouveau le CSE et de procéder aux formalités de communication et de dépôt (C. trav., art. L. 1321-4). À défaut, la modification est inopposable (Cass. soc., 11 févr. 2015, no 13-16.457).

Si l'employeur doit élaborer une note de service définissant des obligations relatives à la santé et à la sécurité en raison d'une situation d'urgence, il doit communiquer la note au secrétaire du CSE et à l'inspection du travail (C. trav., art. L. 1321-5). D'après l'Administration, cela ne le dispense pas de consulter le CSE au plus vite sur la situation (Circ. DRT no 5-83, 15 mars 1983, BOMT no 83/16).

Le règlement intérieur doit faire l'objet d'une publicité auprès de toutes les personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l'embauche (C. trav., art. R. 1321-1).

Cette publicité s'effectue par tout moyen : il peut donc s'agir d'un affichage au sein des locaux, mais également d'une publication sur l'intranet de l'entreprise ou encore d'un envoi par mail. Il est également courant de remettre un exemplaire du règlement intérieur au salarié nouvellement embauché.

Le règlement intérieur doit par ailleurs faire l'objet d'un dépôt auprès du greffe du conseil de prud'hommes du ressort de l'entreprise ou de l'établissement (C. trav., art. R. 1321-2). Si l'entreprise comporte plusieurs établissements, mais a élaboré un règlement intérieur unique, le dépôt au seul conseil de prud'hommes du siège de l'entreprise suffit (Cass. soc., 26 juin 2019, no 17-31.328).

Le règlement intérieur doit également être communiqué à l'inspecteur du travail, en même temps qu'il fait l'objet des mesures de publicité (C. trav., art. L. 1321-4).

L'employeur doit adresser le texte du règlement intérieur en deux exemplaires (C. trav., art. R. 1321-4) et y joindre l'avis du comité social et économique.

L'inspecteur du travail compétent est celui du siège de l'entreprise lorsqu'il est mis en place au niveau de l'entreprise, ou de l'établissement lorsqu'il est établi à ce niveau.

Si un règlement intérieur unique est mis en place au niveau de l'entreprise, c'est l'inspecteur du travail du siège de l'entreprise qui est compétent : en pratique, il sollicite les inspecteurs attachés aux différents établissements en vue de recueillir leurs observations. Il doit communiquer copie de sa décision aux inspecteurs compétents pour les différents établissements concernés (Circ. DGT no 2009-09, 17 avr. 2009, BOMT no 09/5).

Sur le contrôle exercé par l'inspection du travail sur le règlement intérieur, voir no 135-20.

Le règlement intérieur doit préciser sa date d'entrée en vigueur, sachant que celle-ci doit être fixée au moins un mois après l'accomplissement des formalités de dépôt auprès du greffe du conseil de prud'hommes, et de publicité auprès des personnes ayant accès aux lieux de travail (C. trav., art. L. 1321-4).

Le délai d'un mois court à compter de la dernière en date des formalités de publicité et de dépôt (C. trav., art. R. 1321-3). Il ne s'agit pas d'une formalité substantielle. Ainsi, l'absence de mise à jour de la date d'entrée en vigueur lors de la modification du règlement intérieur ne rend pas ce dernier inopposable aux salariés (Cass. soc., 23 juin 2021, no 19-15.737).

En pratique, ce délai d'un mois permet de laisser le temps à l'inspection du travail de faire parvenir à l'entreprise ses éventuelles observations sur le règlement intérieur. L'Administration relève, sur ce point, que l'absence de retour de l'inspection du travail dans le délai d'un mois n'a pas pour effet de suspendre l'entrée en vigueur du règlement intérieur (Circ. DRT no 5-83, 15 mars 1983, BOMT no 83/16).

Sur le plan civil. Le non-respect des modalités d'élaboration du règlement intérieur a les mêmes effets que l'absence de mise en place du règlement intérieur.

Faute d'avoir consulté le CSE, d'avoir transmis le règlement intérieur à l'inspection du travail, de l'avoir déposé au greffe du conseil de prud'hommes, ou encore de l'avoir porté à la connaissance des salariés, l'employeur ne peut pas opposer le contenu du règlement intérieur aux salariés de l'entreprise (Cass. soc., 23 oct. 2024, no 22-19.726).

De même, un employeur ne peut s'appuyer sur le résultat d'un contrôle d'alcoolémie réalisé suivant les modalités prévues par le règlement intérieur pour procéder au licenciement d'un salarié fondé sur son état d'ébriété, dès lors qu'il ne justifie pas avoir respecté les formalités d'élaboration de ce règlement (Cass. soc., 4 nov. 2015, no 14-18.574).

C'est à l'employeur d'établir qu'il a correctement effectué les formalités : le seul fait que le règlement intérieur mentionne que les formalités effectuées ont été réalisées n'est pas suffisant (Cass. soc., 21 juin 2018, no 16-22.804).

Toutefois, si le non-respect des formalités a pour effet de rendre le règlement intérieur inopposable au salarié, il ne le prive pas pour autant de se prévaloir des droits qui y figurent.

Sur le plan pénal. Le non-respect des dispositions légales et réglementaires relatives au règlement intérieur est puni d'une amende de quatrième classe (C. trav., art. R. 1323-1). L'employeur encourt donc cette sanction dès lors qu'il ne respecte pas les formalités légales et réglementaires entourant l'élaboration du règlement intérieur.

De surcroît, le défaut de consultation du comité social et économique constitue un délit d'entrave (C. trav., art. L. 2317-1).