Comment utiliser légalement le budget de fonctionnement du CSE ?

Le budget de fonctionnement est une dotation légale versée par l’employeur au comité social et économique pour lui permettre d’exercer pleinement les attributions liées au rôle du CSE. Il est prévu par l’article L. 2315‑61 du Code du travail et concerne toutes les entreprises d’au moins 50 salariés.

Ce budget ne doit pas être confondu avec celui destiné aux activités sociales et culturelles (ASC). Contrairement au budget ASC, qui finance des prestations aux salariés, le budget de fonctionnement du CSE est affecté exclusivement aux besoins liés à son rôle représentatif : consultation, réunions, information, suivi des conditions de travail.

La base de calcul repose sur la masse salariale brute annuelle, hors cotisations patronales. Voici les taux en vigueur.

Ce budget peut notamment couvrir les heures de délégation accordées aux élus, les formations obligatoires, ou encore les expertises en cas de projets impactant les conditions de travail.

Une bonne gestion budgétaire implique une collaboration étroite entre le trésorier du CSE, les membres du CSE et l’ensemble des représentants élus, y compris ceux issus de l'élection du CSE central, lorsque l’entreprise en possède un.

Le budget de fonctionnement du CSE est strictement encadré. Il doit servir exclusivement à financer les moyens nécessaires à l’exercice des missions économiques et professionnelles du comité.

L’article L.2315‑61 précise que ce budget ne peut être utilisé que pour le fonctionnement courant du CSE, et non pour des avantages aux salariés.

Parmi les dépenses autorisées, on retrouve principalement :

• Les formations économiques et juridiques obligatoires pour les élus ;
• Les frais de déplacement liés à la participation aux réunions plénières ou aux groupes de travail ;
• Les honoraires d’experts dans le cadre de consultations obligatoires (sous conditions de cofinancement à 20 %) ;
• Les abonnements à des bases documentaires ou des revues spécialisées ;
• Les outils de gestion, de communication ou de comptabilité (site internet, logiciels, etc.) ;
• Les frais bancaires ou de fonctionnement administratif du comité.

Cette utilisation ciblée vise à renforcer l’autonomie du CSE dans ses relations avec l’employeur, et à garantir la qualité des consultations. Une mauvaise affectation peut être requalifiée par l’URSSAF ou les juridictions prud’homales.

Le budget de fonctionnement ne peut en aucun cas être utilisé pour financer des avantages à destination des salariés. Il est important de ne pas confondre ses finalités avec celles du budget réservé aux activités sociales et culturelles.

Parmi les dépenses interdites, on retrouve :

• L’achat de cadeaux, chèques-cadeaux ou bons d’achat ;
• L’organisation d’événements festifs ou de sorties (même à visée collective) ;
• Toute prestation sociale ou culturelle, y compris partiellement financée ;
• Les avantages en nature ;
• Les dotations matérielles à usage personnel (ex : équipements, goodies non justifiés par une communication interne précise).

Le Code du travail délimite précisément ce que les élus peuvent financer via le budget de fonctionnement du comité social et économique. L’article L. 2315-61 rappelle que ce budget ne peut être utilisé que pour couvrir les frais liés à l’exercice des missions économiques et professionnelles du CSE. La réforme 2025, en cours d’application, confirme cette orientation en renforçant la traçabilité des dépenses.

Dépenses autorisées

Les dépenses autorisées du CSE comprennent toutes les charges nécessaires au fonctionnement autonome du comité. Parmi les plus fréquentes :

• La participation à des formations économiques et juridiques (notamment après une élection ou en renouvellement de mandat) ;
• Le recours à un expert-comptable en cas de consultation obligatoire — conformément à l’article L.2315‑80, qui prévoit une prise en charge partielle par le CSE (20 %) ;
• L’accès à des outils numériques : logiciel CSE, portail de gestion, site internet ;
• Les frais bancaires, ou encore les abonnements à des revues juridiques ou économiques ;
• Les dépenses de communication nécessaires pour informer les salariés de leurs droits ou organiser les réunions.

Pour les expertises, la contribution du comité est encadrée par les articles L. 2315‑86 et L. 2315‑94, notamment en cas de refus de consultation ou en l’absence d’accord majoritaire.

Dépenses interdites

À l’inverse, certaines dépenses sont strictement interdites. Toute utilisation à des fins de loisirs, d’avantages ou d’événements pour les salariés est proscrite. Sont notamment exclues :

• Les invitations, pots de départ, événements internes festifs ;
• Les cadeaux, chèques-cadeaux, bons d’achat ;
• Les billets de spectacles, activités sportives ou culturelles ;
• Toute subvention ou prestation financée au bénéfice personnel d’un salarié.

Ce type de dépenses relève du budget ASC, dont l’objet est clairement distinct. Une mauvaise affectation peut être requalifiée lors d’un contrôle de l’URSSAF, avec des conséquences juridiques et financières pour le comité.

L'expert-comptable du CSE est responsable de la bonne gestion du budget du CSE,  il implique un suivi rigoureux des justificatifs et un archivage conforme. Cela garantit la traçabilité des dépenses et évite les contestations. Voici les bonnes pratiques à suivre.

Types de justificatifs à recueillir

Pour éviter toute contestation, il est important de constituer un dossier regroupant tous les justificatifs liés au budget du CSE complet, regroupant l’ensemble des pièces prouvant la réalité de la dépense.

• Facture détaillée au nom du CSE (ou du comité social et économique).
• Preuve de paiement (relevé bancaire, virement ou ticket CB).
• Le cas échéant, détail des heures de délégation utilisées pour un projet spécifique ou une formation, notamment lorsque les élus mobilisent ce temps rémunéré.

Durée légale de conservation

Tous les documents liés au budget de fonctionnement du CSE ne se conservent pas sur une même durée. Il est essentiel de distinguer :

• Les pièces comptables justificatives (factures, contrats, livrables, relevés bancaires) doivent être conservées pendant 10 ans, conformément à l’article L 123-22 du Code de commerce).
• Les procès-verbaux des réunions plénières, selon la nature des décisions qu’ils contiennent, doivent être conservés au moins 3 ans, voire jusqu’à 5 ans en cas de décisions financières.
• Les documents bancaires spécifiques (relevés, tickets, opérations) doivent être archivés pendant 5 ans, selon la réglementation fiscale et bancaire en vigueur.

Système d’archivage recommandé

Il est recommandé de recourir à un dossier numérique sécurisé ou au cloud pour stocker les justificatifs, avec une arborescence claire.

Ce système d'archivage comptable propre au CSE permet au trésorier de répondre efficacement à toute demande, interne ou externe.

Gérer le budget du CSE ne se résume pas à une obligation comptable : c’est une responsabilité stratégique qui participe à l’efficacité du comité, à la qualité du dialogue social, et à la sécurité juridique de l’entreprise. Voici quelques bonnes pratiques pour en tirer le meilleur bénéfice, tout en respectant la réglementation.

Planification budgétaire : un prévisionnel annuel indispensable

Le budget AEP (Activités Économiques et Professionnelles) doit faire l’objet d’un plan d’action annuel, établi dès le début de l’exercice. Ce prévisionnel permet :

• de prioriser les investissements selon les objectifs du mandat ;
• de planifier les dépenses récurrentes (formations, expertises, fournitures, etc.) ;
• de se laisser une marge budgétaire pour des dépenses ponctuelles mais essentielles ;
• de respecter les règles internes du comité prévues dans le règlement intérieur.

Suivi budgétaire : le tableau de bord comme outil de pilotage

Disposer d’un tableau de suivi budgétaire en temps réel permet :

• d’assurer une gestion rigoureuse ;
• de repérer toute dérive ou dépassement de seuil ;
• d’engager les membres du CSE dans le suivi des dépenses.

Un tel tableau inclut :

Ce tableau peut être intégré dans une ligne budgétaire partagée avec le secrétaire et le trésorier du CSE pour assurer la transparence.

Réunions : valider, tracer, ajuster

Chaque action budgétaire significative devrait faire l’objet :

• d’une discussion en réunion plénière ;
• d’un vote formalisé dans le compte rendu ;
• d’une approbation collégiale (notamment en cas de transfert de budget vers l’ASC dans la limite autorisée de 10 %).

Cela permet de poser des décisions claires sur la gestion du budget, de tracer les discussions et d’engager la responsabilité de chaque élu.

Certaines erreurs dans le budget du CSE, comme les mauvaises imputations, peuvent avoir un effet direct sur la responsabilité du CSE, tant juridique que financière. Pour éviter tout risque de redressement, quelques règles de vigilance s’imposent.

Mauvaise catégorisation des dépenses

Confondre les budgets peut entraîner un usage illégal des fonds. Acheter de la billetterie, du matériel informatique ou des cartes cadeaux via le budget de fonctionnement est interdit s’il ne s’agit pas d’un usage strictement lié à une communication interne ou à une mission du comité.

Absence de justificatifs solides

Sans preuve de paiement claire ni rapport d’activité associé, la dépense peut être requalifiée. Chaque partie du budget doit être documentée et archivée.

Manque de validation collective

Certaines dépenses devraient être soumises à vote en réunion plénière. En cas d’abus, la chambre sociale de la Cour de cassation peut estimer que la responsabilité du comité est engagée.

Les dernières réformes impactant la gestion budgétaire du CSE sont entrées en vigueur en décembre 2024. La réglementation 2025 au regard du CSE encadre désormais de manière plus rigoureuse l’usage des budgets alloués, afin de sécuriser juridiquement les décisions des élus. L’objectif principal de cette nouvelle loi est de renforcer la traçabilité des fonds et d’assurer une répartition plus équitable entre les instances. Toute utilisation du budget doit désormais être justifiée de manière claire, en lien avec les missions représentatives et le but statutaire du comité.

Parmi les principales mesures :

• Les règles de subvention de fonctionnement sont précisées, notamment pour les comités d’établissements ou les CSE centraux ;
• L’employeur doit allouer le budget selon un calcul du budget harmonisé, en fonction de la rémunération brute annuelle ;
• Les élus syndicaux peuvent bénéficier d’un accompagnement renforcé pour mener leur mission, en lien avec la santé sécurité, les conditions de travail ou le dialogue social ;
• L’expert-comptable peut intervenir dans certaines instances représentatives, dès lors qu’une question financière se pose ou qu’un transfert versé vers le budget des activités sociales est envisagé.

Ce qui change en 2025

Depuis le 1er décembre 2024, plusieurs évolutions législatives viennent renforcer les obligations du CSE, notamment en matière de traçabilité et de respect des règles budgétaires. L’objectif : assurer une utilisation du budget plus rigoureuse, transparente et conforme à la loi.

• Parmi les nouveautés à connaître :
• Le transfert de l’excédent vers le budget des activités sociales reste possible dans la limite de 10 %, mais il doit désormais être :
  - Voté et inscrit au procès-verbal ;
  - Justifié par un but collectif clairement lié aux missions du CSE ;
  - Appuyé par une décision d’instance représentative.
• Le calcul du budget doit prendre en compte tous les éléments de rémunération brute, y compris primes exceptionnelles.
• Toute dépense engagée doit démontrer son lien avec une action liée aux attributions économiques du comité.
• En cas de non-respect, la responsabilité du comité peut être engagée, notamment devant la chambre sociale de la Cour de cassation.