Comment calculer les congés payés ?

Définition et objectif

Les congés payés par l'employeur tels qu’on les connaît aujourd’hui sont inscrits dans le Code du travail depuis 1936. Ce droit garantit à tous une période de repos tous les ans. Chaque salarié bénéficie d’au moins 5 semaines de congés payés par an, une durée qui peut être augmentée par les conventions collectives ou les accords d’entreprise.

L’employeur définit les règles de prise de congés payés : certaines entreprises imposent des dates, par exemple lors des congés de fêtes de fin d’année ou pendant les vacances d’été, ou peuvent les interdire, notamment lors de périodes de forte activité. Le salarié, lui, ne peut pas renoncer à ses congés en échange d’une compensation financière, sauf dans certains cas particuliers, comme une fin de contrat.

Qui est concerné ? 

Tous les salariés, quel que soit leur contrat : CDI, CDD, intérim ou apprentissage. Les droits sont basés sur le temps de travail effectif. Cependant, certaines périodes d’absence sont prises en compte : 

• Les arrêts maternité ou paternité
  
• Les absences pour maladie ou accident du travail
  
• Les périodes de formation professionnelle

Le principe d’acquisition

Les congés payés sont acquis à raison de 2,5 jours ouvrables par mois travaillé sur une période de référence. Par défaut, cette période ne correspond pas à une année classique, de janvier à décembre, mais s’étend du 1ᵉʳ juin au 31 mai de l’année suivante. Le décompte de congés payés peut aussi se faire en jours ouvrés ; dans ce cas, le salarié bénéficie de 2,08 jours ouvrés par mois travaillé. Un salarié travaillant toute l’année bénéficie donc de 30 jours ouvrables ou de 25 jours ouvrés, soit cinq semaines complètes.

Cas des jours ouvrables et ouvrés

• Les jours ouvrables incluent tous les jours de la semaine, sauf le dimanche et les jours fériés.
  
• Les jours ouvrés correspondent uniquement aux jours effectivement travaillés.

La prise des congés

• Le délai pour poser des congés est généralement indiqué dans la convention collective ou les accords d’entreprise. Si ce n’est pas le cas, l’employeur, en accord avec le CSE, fixe ce délai.
  
• L’employeur peut imposer des périodes de congés, notamment en cas de fermeture annuelle, par exemple dans le bâtiment ou les écoles.
  
• Les congés non pris dans la période légale peuvent être perdus, sauf accord spécifique ou report accepté par l’employeur.

Les bases du calcul

Comme vu plus haut, le nombre de congés payés accordés aux salariés est de 2,5 jours ouvrables (ou 2,08 jours ouvrés) par mois travaillé. Ils sont calculés sur une période de référence généralement comprise entre le 1ᵉʳ juin et le 31 mai de l’année suivante.

Cas particuliers

• salariés à temps partiel : les droits de congés payés à temps partiel sont calculés de la même manière que pour un temps plein, mais le décompte est adapté en fonction du nombre de jours travaillés par semaine. Exemple : un salarié travaille le lundi, mercredi et jeudi. S’il pose le lundi et mercredi, 3 jours ouvrables seront décomptés : lundi, mardi et mercredi.
  
• absences justifiées : les périodes d’arrêt maternité, maladie ou formation professionnelle sont comptabilisées comme du temps de travail effectif.
  

Il existe deux méthodes pour calculer l'ICP, l'indemnité de congés payés : 

• le maintien de salaire : L’employeur verse au salarié un salaire équivalent à celui qu’il aurait perçu s’il avait travaillé pendant ses congés.
  

• le dixième de la rémunération brute annuelle : Cette méthode calcule l’indemnité en prenant 10% de la rémunération brute perçue durant la période de référence.

La méthode de calcul retenue est celle étant la plus avantageuse pour le salarié. À savoir, le salaire brut pris en compte lors du calcul de l’indemnité de congés payés comprend le salaire, les éventuelles heures supplémentaires, les primes et certains avantages en nature.

Jours fériés et congés payés

Si un jour férié chômé tombe pendant une période de congés, il n’est pas compté comme un jour de congé. Cependant, cette règle peut varier selon les conventions collectives.

Congés pour raison familiale

Certains événements familiaux, comme un mariage, un décès ou une naissance, ouvrent droit à des congés pour raison familiale, qui ne rentrent pas dans le décompte des congés payés. Pour ce type de congé, l’employeur n’a pas le droit de refuser la demande du salarié.

Demande et refus de congés

Les salariés doivent poser leurs congés dans le respect des délais définis par leur entreprise (pour des longues périodes, généralement un mois à l’avance). L’employeur peut émettre un refus de congés payés dans certains cas précis : 

• nécessité de service : en cas de surcharge de travail ou d’impératifs liés à l’activité de l’entreprise.
  
• non-respect des délais de demande : si le salarié ne respecte pas les procédures internes ou les délais pour formuler sa demande.

Chaque refus doit être justifié pour éviter tout abus et respecter les dispositions conventionnelles.

L’employeur a le droit de modifier les dates de congés au moins un mois avant la date prévue, sauf dans le cas de circonstances exceptionnelles. Dans cette situation, le délai d’un mois ne tient plus et l’employeur peut modifier des congés préalablement acceptés.

Recours en cas de litige

En cas de désaccord sur le calcul, la prise de congés ou leur refus, les salariés peuvent : 

• contacter l’inspection du travail pour obtenir des conseils ou une médiation ;
  
• saisir les prud’hommes pour faire valoir leurs droits et demander réparation.

Oubli des périodes assimilées

Pensez bien à prendre en compte les absences justifiées, tels que les arrêts maternité, paternité ou maladie. Souvent omis, ils doivent être intégrés dans le calcul comme du temps de travail effectif.

Application incorrecte des conventions collectives

Les conventions collectives peuvent inclure des dispositions spécifiques sur le calcul des congés payés. Ne pas en tenir compte peut entraîner des erreurs préjudiciables au salarié.

Mauvais choix de la méthode de calcul

Lors du calcul de l’ICP, l’employeur doit appliquer la méthode la plus favorable au salarié. Une fois encore, un mauvais calcul peut entraîner des litiges.

Conseils pour éviter les erreurs :

• S’assurer de connaître les dispositions légales et conventionnelles en consultant régulièrement le code du travail et les accords collectifs applicables dans votre secteur pour éviter toute interprétation erronée des règles.
  
• Tenir à jour les données des salariés : maintenez un suivi précis des périodes travaillées, des absences et des heures supplémentaires en veillant à les inclure dans le calcul.
  
• Automatiser les calculs à l’aide de logiciels de gestion RH pour minimiser les erreurs humaines.
  
• Communiquer avec les salariés en mettant en place une procédure claire de prise de congés et en informant les salariés de leurs droits et des règles en vigueur au sein de l’entreprise.

Le calcul et la prise des congés payés dépendent d’un cadre légal qui permet de protéger les droits des salariés, tout en permettant une organisation claire pour les employeurs. Comprendre son fonctionnement, qu’il s’agisse du mode d’acquisition, du calcul de l’indemnité ou des situations particulières, est impératif pour éviter tout conflit. Employeurs et salariés doivent travailler de concert pour garantir une gestion transparente et équitable des congés, afin de garantir un climat social serein et respectueux.