Gestion du cycle de vie des contrats (CLM) : Tout savoir

Le Contract Lifecycle Management ou la gestion du cycle de vie des contrats est un système de procédures et de mesures conçu pour maintenir un suivi aussi efficace et sécurisé pour les engagements contractuels des entreprises que pour l’administration publique. Il s’agit d’un processus formalisé pour toute la durée du cycle de vie d’un contrat, couvrant toutes les étapes de la rédaction et de la négociation à la validation, à la mise en œuvre et au suivi pour terminer par l’archivage des droits et des obligations induits.

La gestion d’un CLM permet non seulement aux entreprises et à l’administration de tirer des avantages importants en termes de traitement des contrats et de temps passé en congé contractuel, mais assure également un maintien de niveau de conformité régulier avec les obligations légales et réglementaires auxquelles l’entreprise ou l’administration est soumise. Les avantages cumulés sont les suivants :

• Confirmer et garantir un niveau de conformité avec les obligations légales en fournissant des outils d’une part pour le suivi et d’autre part pour apporter la preuve d’un avis favorable des conseils médicaux évitant le contentieux ;
  
• Diminution des risques juridiques en minimisant les erreurs, les litiges et les retards grâce à l’automatisation ; amélioration de la transparence et de la coopération entre les différentes parties prenantes, y compris les équipes juridiques, opérationnelles et administratives employeur;
  
• Optimisation de la durée des contrats et du traitement des contrats grâce aux logiciels de gestion de contrats dédiés, qui peuvent être placés en CLM sécurisé, garantissant des décisions rapides et permettant d’anticiper au maximum les renouvellements.
  

Pour bien gérer un CLM, il est essentiel de procéder à une automatisation de ce processus. Les entreprises et les administrations peuvent accéder à cette solution grâce à un logiciel qui peut centraliser, de manière fluide, les contrats, tout en offrant un accès en temps réel, des alertes dynamiques ou un accès centralisé aux contrats. Les meilleures pratiques de CLM comprennent la standardisation des contrats de conformité, des mises à jour régulières et des outils de prise en charge de la gestion des contrats pour respecter les délais et arrêter les décisions contentieuses.

Un contrat suit un cycle de vie relativement clair composé de différentes étapes allant de sa création à sa fermeture. La bonne gestion de ces étapes contribue à se prévenir des problèmes juridiques, à booster les relations contractuelles ainsi qu’à les anticiper.

Création et rédaction du contrat

Au moment de la création d’un contrat, il est essentiel de rédiger un document en spécifiant en détail ses termes. Dans cette perspective, les contractants doivent préciser qui ils sont, quelle est leur mission, à quel prix, comment, où, à qui et pendant combien de temps ils doivent réaliser cette dernière. En outre, il faut inscrire dans un contrat certaines clauses spécifiques comme les conditions de l’annulation du contrat, secret professionnel, livraison des travaux ainsi que des pénalités financières. Également, le contrat doit respecter les normes du droit en vigueur au niveau national et être écrit selon le Code civil ou encore le Code du Travail, selon sa nature. En rédigeant un contrat loyal, les contractants réduisent le nombre des litiges et augmentent la possibilité de réaliser les termes du contrat.

Négociation et approbation

Les deux parties prenantes de l’accord doivent négocier le temps de sa conclusion. Pendant les négociations, les contractants déterminent les termes exacts du contrat. Parallèlement, les responsables des départements financier, juridique et opérationnel doivent approuver le projet du contrat. Il est acceptable d’utiliser des exemples des contrats pour gagner du temps à ce stade et cependant assurer l’égalité de contrat. Si le contrat est approuvé par toutes les parties concernées, il peut être signé.

Signature et exécution

Une fois le contrat approuvé, les deux parties le signent. Pour des contrats numériques, il est possible d’utiliser un système de signature numérique parfaitement encadrée. Après la signature, le contrat est exécuté. Le rôle de contractant comprend ici les obligations contractuelles.

Optimiser la gestion du Contract Management permet aux entreprises de sécuriser et d’organiser leur relation contractuelle, et par la suite, d’accroître drastiquement leurs performances globales.

Réduction des risques juridiques et contractuels

Une gestion inadéquate du contrat accroît le risque de contentieux, de réclamation, de pénalités et de non-respect des obligations légales. C’est pourquoi, un CLM précis, fiable et structuré sécurise une conformité absolue avec des lois et des régulations toujours plus pointues, limite strictement les erreurs et évite des problèmes malencontreux. Avec un suivi précis des clauses contractuelles, il n’y a plus de risque d’oubli de date butoir ou de confusion entre les parties.

Rationalisation et efficacité

Une gestion automatisée du contrat permet un gain de temps considérable pour les équipes juridiques, les fonctions supports et les directions financières, en limitant les tâches répétitives et manuelles qui leur ont longtemps incombé. Les solutions automatisées permettent de stocker les documents directement dans la solution, d’en faciliter l’accès et de les traiter plus rapidement. De plus, elle simplifie considérablement les approbations et les signatures des versions finales des contrats par la mise en place de workflows numériques intégrés, réduisant ainsi le cycle de signature à quelques jours.

Optimisation des coûts

L’exactitude du suivi des contrats permettra de réduire les frais imprévus engendrés par des retards justement contractuellement pénalisés ou des renégociations complexes des conditions de paiement. En outre, une vision plus claire des échéances et des conditions du marché permettra d’optimiser les négociations avec les partenaires et les relations commerciales. Dans ce contexte, plus rien de capital ne pourra échapper à l’entreprise qui bénéficiera de ces conditions juridiques optimales.

• Les juristes et avocats : ils garantissent la conformité juridique des contrats et s’assurent que les clauses respectent la réglementation en vigueur. Leur expertise est essentielle pour minimiser les risques de litige et pour encadrer d’éventuelles renégociations.
  
• Les équipes financières : elles supervisent le suivi budgétaire et la facturation. Elles veillent au respect des échéances de paiement, à l’application des conditions financières et à la maîtrise des coûts associés aux engagements contractuels.
  
• Les opérationnels : ils sont chargés de l’exécution des engagements contractuels. Ils s’assurent que les obligations définies dans le contrat sont bien respectées et signalent d’éventuelles anomalies ou besoins d’ajustement.
  
• Les dirigeants et décideurs : ils interviennent dans la validation, le renouvellement ou la résiliation des contrats stratégiques. Leur rôle est d’aligner les décisions contractuelles avec les objectifs de l’entreprise et d’arbitrer en cas de besoin. Les solutions CLM comme Contra by Lexzur permettent de fluidifier la gestion des contrats en automatisant les tâches chronophages et en centralisant l’ensemble des documents contractuels.
  

Un logiciel de gestion des contrats performant doit offrir plusieurs fonctionnalités clés pour garantir un suivi efficace des engagements contractuels.

• Tableau de bord intuitif affichant en temps réel l’état de vos contrats, les échéances à venir, et les actions à entreprendre;
  
• Signature électronique sécurisée, conforme aux exigences légales, pour accélérer les processus de validation en toute sécurité;
  
• Moteur de recherche avancé pour un accès en un clic à tous vos documents contractuels, avec filtres intelligents (par date, par parties prenantes, par ensemble de clauses);
  
• Alertes dynamiques pour contacter vos équipes sur les échéances à venir et éviter tacitement un renouvellement

Les entreprises peuvent mettre en place certaines bonnes pratiques pour une meilleure gestion de leurs contrats. Dans ce cadre, elles peuvent notamment :

• Standardiser les modèles de contrats, pour les sécuriser, réduire les erreurs et simplifier la rédaction de nouveaux contrats;
  
• Suivre de près les obligations contractuelles pour mieux vous prémunir des risques, fluidifier la conformité et prévenir les contentieux;
  
• Former vos équipes à l’utilisation de la solution CLM. L’adhésion des collaborateurs à la gestion de la relation contractuelle est en effet de premier ordre pour s’assurer du bon usage de votre nouvel outil;
  Anticiper les renouvellements et renégociations de contrat. Un CLM navigateur permet d’être alerté des échéances de vos contrats en amont et de prendre des décisions documentées, plutôt que de subir des interruptions de fourniture.