Le contract management : c'est quoi ?

Le contract management consiste en l’organisation des processus organisationnels ayant pour but de gérer le cycle de vie d’un contrat depuis sa mise en œuvre jusqu’à son renouvellement. Ce dernier joue un rôle clé en ce qui concerne les questions qualitatives ou quantitatives, telles que la gestion des risques, l’optimisation des performances financières ou tout autre problème de conformité légale.

Ainsi, le contract manager gère le suivi des engagements contractuels, en identifiant les obligations, en anticipant les risques et en s'assurant que les obligations soient respectées. Le recours à cette pratique permet d’éviter les litiges, de maximiser les conditions de paiement et de prendre des décisions dans une perspective de réalisation des gains, tout en bénéficiant d’un accès plus aisé à des données centralisées.

De nos jours, avec le développement des outils numériques, il est possible de s’appuyer en ce sens sur des algorithmes de gestion des contrats. De plus, cette gestion centralisée permet de conserver les différentes versions et archives des contrats. Il s’agit donc à l’heure actuelle d’une fonction majeure permettant d’améliorer la gestion des contrats en entreprise.

Le contract management est basé sur plusieurs grands principes pour améliorer la gestion des engagements contractuels tout au long de leur cycle de vie.

En premier lieu, il s’agit d’une gestion proactive des risques polémique qui permet de prévoir quels sont les problèmes les plus susceptibles de se poser et de s’assurer qu’aucune clause critique ne soit violée.

De plus, le contract management est basé sur une approche stratégique de la gestion des contrats, au cours de laquelle chaque contrat est traité comme un outil de gestion de la performance de l’entreprise. En outre, le contact manage repose sur le respect des réglementations, processus qui doit être coordonné et exécuté en fonction des réglementations en vigueur au lieu du travail, que ce soit des règles internes de l’entreprise ou des normes légalement imposées.

Enfin, le contract management est associé à l’utilisation des logiciels de gestion de contrats qui permettent une automatisation du stockage des originaux, de l’horodatage de leur signataire et de leur traçabilité ultérieure. De cette façon, l’utilisation de ces logiciels est une grande opportunité pour toute entreprise qui souhaite sécuriser ses contrats.

Le contract management est un levier stratégique, permettant aux entreprises de sécuriser et d’optimiser la gestion des contrats. En structurant le cycle de vie des contrats, cette démarche favorise une approche proactive de la gestion des risques, de la conformité juridique et de la performance financière.

Une gestion optimisée des contrats permet de :

• Réduire les risques :
  Une mauvaise gestion contractuelle peut déclencher des contentieux coûteux. Le contract management permet d’anticiper les clauses sensibles, de veiller au respect des obligations contractuelles et de limiter l’exposition aux litiges.
  
• Améliorer la performance financière :
  Un suivi des conditions de paiement et des délais d’exécution sanctuarise des contretemps de pénalités et garantit des décaissements effectifs, optimisant la rentabilité des contrats.
  
• Renforcer la conformité juridique :
  Les entreprises doivent se conformer aux lois en vigueur. Une coordination structurée des contrats permet de tracer les exigences légales et contractuelles, réduisant ainsi les risques de sanctions.
  
• Faciliter la prise en obstruction :
  La centralisation des données contractuelles permet aux équipes juridiques, financières et opérationnelles d’accéder rapidement aux informations essentielles, de reconnaître les opportunités et d’anticiper les éventuels risques.

Le contract management est donc un outil indispensable à toute organisation désireuse de sécuriser ses engagements contractuels, d'optimiser son pilotage opérationnel et de renforcer sa compétitivité.

Ainsi, le contract management est construit comme un processus assurant un suivi rigoureux du contrat. Pour cela, il faut commencer par la négociation et la rédaction du document, qui permettent aux deux parties d’inscrire des clauses en fonction des lois, mais aussi de leurs impératifs entrepreneuriaux. Après la validation de la direction juridique, le contrat est signé. L’exécution du contrat est suivie pour respecter les délais et les conditions financières. Enfin, une analyse avant l’expiration permet de choisir le renouvellement, la renégociation ou la fin, qui détermine l’achèvement du dossier et du retour d’information.

L’évolution des technologies a conduit au développement de logiciels de gestion de contrats qui facilitent l’automatisation des contrats et l’amélioration des processus de contract management.

Quels outils pour optimiser le contract management ?

Parmi les solutions de logiciel juridique les plus utilisées en France, on retrouve :

• Les logiciels de gestion contractuelle permettent une vision globale des contrats en cours et à venir.
  
• Les solutions d’archivage et de suivi centralisent les documents contractuels et assurent leur traçabilité.
  
• Les outils d’automatisation : facilitent la rédaction, la validation et la signature électronique des contrats.
  

Voici quelques recommandations pour parvenir à une gestion contractuelle efficace :

• La maîtrise des fondamentaux juridiques : une formation en droit comparé, voire un master en droit des affaires, peuvent être un plus pour un contract manager.
  
• Un logiciel de gestion adapté : privilégier le logiciel juridique optimisé, pour aller plus loin dans le suivi des contrats.
  
• L’implication des équipes dès le début du projet : allier la direction juridique, les chefs de projet et les fournisseurs.
  
• Un encadrement légal et des procédures claires : savoir structurer les étapes du processus de gestion des contrats pour anticiper au maximum les imprévus.
  
• Enfin, le respect d’une veille réglementaire : suivi du Code civil et des différentes réglementations et évolutions concernant la loi.