Élection du CSE : comment les organiser ?

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises de plus de 11 salariés doivent constituer un comité social et économique à l'initiative de l'employeur.

De fait, les élections professionnelles des représentants du personnel au CSE doivent se tenir tous les 4 ans. Cette période correspond au mandat des délégués du personnel. Les élections donnent lieu au renouvellement du CSE.

Pour rappel, le rôle du CSE est essentiel dans l'entreprise : il contrôle les conditions de travail et la sécurité des employés, veille à la préservation de leur santé, et vérifie le respect du droit du travail.

Qui sont les votants ?

D'après l'article L.2314-18 du Code du travail, les conditions pour voter aux élections professionnelles CSE sont les suivantes : 

• Être salarié de l'établissement concerné par le vote ;
  
• Être âgé de 16 ans au minimum au moment des élections ;
  
• Avoir au moins 3 mois d'ancienneté au sein de l'entreprise ;
  
• Être en possession de son droit de vote et d'élection, et ne pas être inscrit sur les listes électorales en tant que majeur sous tutelle.
  

Ces critères sont appréciés le premier jour de l'élection : pour pouvoir voter, les salariés remplissant ces conditions doivent donc être présents dans l'entreprise à la date de début du scrutin.

Qui peut être candidat à l'élection du CSE?

Comme les électeurs, les candidats à l'élection des représentants du personnel doivent satisfaire à certains critères pour pouvoir se présenter. La date pour apprécier ces conditions doit également correspondre au premier jour des élections.

Conditions pour se présenter

Toujours selon l'article L.2314-18 du Code du travail, les candidats aux élections doivent, au premier jour de vote :

• Être salariés de l'entreprise depuis un an minimum ;
  
• Être âgés de 18 ans au minimum au moment du scrutin ;
  
• Ne pas avoir de lien de parenté avec les dirigeants de la structure ;
  
• Satisfaire aux conditions pour être électeur ;
  
• Faire partie de l'effectif.
  

Les listes électorales

Les listes électorales doivent être établies et communiquées par l'employeur aux salariés au minimum 4 jours avant le premier jour des élections. Les listes électorales sont définies par l'employeur, puis présentées par chaque collège.

Elles doivent comprendre :

• L'identité complète de chaque électeur (nom, prénom) ;
  
• Son âge au premier jours du vote ;
  
• Son ancienneté au sein de l'entreprise.
  

Organisation des élections : à qui la charge ?

L'organisation et la tenue des élections professionnelles du CSE sont attribuées à l'employeur, et ce tous les 4 ans.

Cependant, dans le cas où l'entreprise ne dispose pas encore de CSE, les élections peuvent avoir lieu sur demande des salariés ou d'un syndicat. Les personnes formulant la demande devront procéder par courrier écrit, électronique ou lors d'un entretien avec l'employeur.

Avec l'ordonnance Macron, les entreprises dont l'effectif est supérieur ou égal à 11 salariés depuis au moins 12 mois consécutifs ont l'obligation de constituer un CSE à l'initiative de l'employeur.

Cependant, le calcul de l'effectif exact peut s'avérer complexe : certains salariés sont en effet à prendre en compte, d'autres à exclure.

Salariés à prendre en compte

Les salariés à inclure dans le calcul de l'effectif du CSE sont :

• Les salariés en CDI à temps plein, y compris ceux en arrêt maladie, en congé ou en période d'essai ;
  
• Les salariés en CDD à temps plein (calcul au prorata du temps de présence dans l'entreprise), à l'exception des CDD de remplacement ;
  
• Tous les salariés à temps partiel ;
  
• Les salariés en dispense d'activité percevant une rémunération ;
  
• Les salariés en congé parental ;
  
• Les travailleurs handicapés ;
  
• Les salariés en télétravail ;
  
• Les travailleurs temporaires ;
  
• Les salariés en contrat d'intérim ;
  
• Les salariés détachés dans une entreprise extérieure ;
  
• Les VRP multicartes et exclusifs (dans ce dernier cas, sans temps de travail défini par le contrat et si ce dernier est considéré comme un temps plein).

Salariés exclus du calcul

Les salariés à ne pas prendre en compte dans le calcul de l'effectif pour les élections du CSE sont :

• Les salariés en contrat d'apprentissage ou de professionnalisation ;
  
• Les stagiaires ;
  
• Les salariés dispensés d'activité sans rémunération ;
  
• Les salariés en CDD de remplacement ;
  
• Les mandataires sociaux qui ne sont pas sous contrat de travail ;
  
• Les salariés mis à disposition travaillant depuis moins d'un an, ou qui ne travaillent pas dans les locaux.
  

Ces salariés ne sont de fait pas éligibles.

Le nombre de titulaires élus du CSE, de même que la répartition des sièges entre les différents collèges électoraux, sont définis en fonction de l'effectif de l'entreprise.

La détermination du nombre de membres du CSE ainsi que leur répartition selon l'effectif de l'entreprise (à la date du premier tour de vote ) sont fixées par l'article R.2314-1 du Code du travail.

Voici un tableau résumant le nombre de sièges selon l'effectif total, pour un effectif allant jusqu'à 399 salariés :

Pour tout titulaire élu, un suppléant peut être désigné. Le suppléant pourra remplacer le titulaire en cas d'absence. L'élection des suppléants est néanmoins facultative.

L'employeur a l'obligation d'organiser les élections des titulaires du CSE tous les 4 ans. Cette période correspond à la durée du mandat du CSE.

Le premier vote doit avoir lieu dans les 90 jours suivant l'annonce des élections. Précisons que si aucun candidat ne se présente, l'employeur a seulement pour obligation de renouveler son annonce 4 ans plus tard.

Par ailleurs, l'ordonnance Macron limite à 3 mandats maximum le nombre de mandats pour chaque membre. Cette limite n'a en revanche pas cours pour les entreprises avec un effectif inférieur à 50 salariés, ou bien si le protocole d'accord électoral prévoit une autre limite.

Pour une organisation des élections du CSE en bonne et due forme, l'employeur et ses équipes doivent suivre un certain nombre de formalités préliminaires. Les voici !

Le calendrier électoral

Cette étape ne fait pas partie des élections à proprement parler, mais elle permet d'avoir une vision globale du déroulé des élections et facilite l'organisation. Le calendrier électoral résume les trois grandes phases du scrutin (avant le premier vote, pendant le 1er vote, et pendant le 2e vote s'il a lieu) avec leurs délais.

Avant le 1er tour

En amont du 1er tour, l'employeur doit :

• Informer les salariés de la tenue des élections au moins 90 jours avant le 1er tour ;
  
• Inviter les syndicats pour la négociation du protocole d'accord préélectoral (PAP) au moins 60 jours avant le 1er tour ;
  
• Négocier le protocole d'accord préélectoral avec les syndicats entre 45 et 16 jours avant le 1er tour :
  
• Communiquer par affichage les listes électorales entre 15 et 4 jours avant le 1er tour :
  
• Pour un vote par correspondance, procéder à l'envoi du matériel de vote en fonction des délais du protocole d'accord préélectoral.
  

Pendant le 1er tour

Le 1er tour se déroule selon les étapes suivantes :

• Proclamation des résultats le jour du 1er tour ;
  
• Si un 2nd tour se tient, information du 2nd tour le jour du 1er tour ;
  
• Communication des listes électorales, au moins 4 jours avant le 2nd tour ;
  
• Dépôt des listes électorales en accord avec les délais du protocole d'accord préélectoral ;
  
• Communication des listes de candidats en fonction des délais du protocole d'accord préélectoral.
  

Avant le 2nd tour

Le 2nd tour se prépare selon les formalités qui suivent :

• Communication des résultats des 1er et 2nd tours, le jour du 2nd tour ;
  
• Transmission des procès verbaux à l'inspection du travail dans les 15 jours qui suivent les résultats ;
  
• Transmission d'un exemplaire des procès verbaux aux syndicats le plus tôt possible.
  

La négociation du protocole d'accord préélectoral

Le protocole d'accord préélectoral désigne le document résumant les conditions et l'organisation du vote, établies par accord entre les différentes parties impliquées (employeur, collèges électoraux, syndicats).

Les élections du CSE intègrent la négociation du protocole d'accord préélectoral dans leurs étapes incontournables.

Pour qu'il soit jugé recevable, le protocole préélectoral doit être négocié en prenant en compte plusieurs thématiques :

• Organisation des élections ;
  
• Répartition des sièges entre les différents collèges ;
  
• Changements dans le nombre de sièges ou le volume horaire individuel de délégation ;
  
• Organisation du scrutin hors temps de travail ;
  
• Changements dans la composition des collèges électoraux.
  

Constitution des listes électorales

Une fois le protocole pré-électoral négocié, les listes électorales peuvent être réalisées.

Les salariés de plus de 16 ans, en CDD ou CDI et ayant plus de 3 mois d'ancienneté sont automatiquement inscrits sur les listes électorales. Ils n'ont pas besoin de carte électorale pour participer au vote.

En vue des élections, chaque collège présente sa liste électorale, en précisant le nom, le prénom, l'âge et l'ancienneté de chaque membre.

Conditions d'éligibilité des candidats

Pour être éligibles aux élections du CSE, les candidats doivent satisfaire aux conditions suivantes :

• Être salariés de l'entreprise depuis un an minimum ;
  
• Être âgés de 18 ans au minimum au moment du scrutin ;
  
• Ne pas avoir de lien de parenté avec les dirigeants de la structure ;
  
• Satisfaire aux conditions pour être électeur ;
  
• Faire partie de l'effectif.
  

L'élection d'un CSE central suit un certain nombre d'étapes.

Ces étapes varient en fonction du mode de scrutin choisi. Plusieurs moyens sont possibles : le vote classique (au sein d'un bureau de vote dans les locaux), le vote par correspondance (ou vote postal) et le vote électronique.

Le mode de scrutin est déterminé par l'employeur et les parties impliquées dans les élections du CSE.

Organisation matérielle du vote

L'organisation matérielle des élections dépendra du mode de scrutin privilégié.

Pour un mode de scrutin classique, l'entreprise devra mettre à disposition des votants :

• Une salle convertie en bureau de vote ;
  
• Un isoloir ;
  
• Les bulletins en papier avec les noms des candidats ;
  
• Des enveloppes de confidentialité ;
  
• Des urnes affectées aux différents collèges électoraux.
  

Pour un mode de scrutin par correspondance, les bulletins et les enveloppes sont envoyés à l'adresse des votants ou fournis directement dans les locaux.

Pour un mode de scrutin électronique, vous devrez mettre à disposition de vos salariés une plateforme de vote en ligne. Cette plateforme devra être sécurisée et ergonomique.

Le vote électronique : modalités et sécurité

D'après les articles R.2314-5 à R.2314-18, les entreprises peuvent avoir recours au vote électronique selon certaines conditions.

Ce dernier doit être prévu suite à un accord d'entreprise. S'il n'y a pas d'accord, il revient à l'employeur de le mettre en place.

Le vote électronique se déroule sur une plateforme sécurisée, selon les étapes suivantes :

• Envoi d'un mot de passe personnel et confidentiel à chaque électeur ;
  
• Accès au site/ à la plateforme où se trouve la liste des candidats pour chaque collège électoral ;
  
• Vote exprimé pendant un temps défini ;
  
• Les résultats sont ensuite chiffrés et déposés dans une urne électronique ;
  
• Confirmation du vote et émargement.
  

Le scrutin physique : règles et bonnes pratiques

Si le scrutin physique a été retenu comme protocole, le vote se déroule comme une élection politique et suit donc certaines règles.

Les électeurs se rendent dans le bureau de vote. Ils se munissent des différents bulletins papier correspondants aux listes de candidats et d'enveloppes, puis gagnent l'isoloir où se trouve l'urne de vote. Ils y déposent le bulletin de leur choix.

Ce protocole est confidentiel : les électeurs ne doivent en principe pas communiquer leur choix, au risque de faire annuler les élections.

Le vote se déroule généralement sur les heures de travail. Il convient donc de rémunérer les participants selon leur salaire habituel.

Le 1er tour et le quorum

Au 1er tour, seuls les candidats présentés par les organisations syndicales peuvent candidater.

Le quorum doit avoir été atteint pour que cette première étape soit validée.

Le quorum applicable au premier tour est atteint quand le nombre de voix exprimées valablement est égal à la moitié du nombre d'électeurs. Il ne prend donc pas en compte les votes blancs et nuls. Il se détermine par collège électoral et par liste (titulaires et suppléants).

Le 1er tour peut donner lieu à différents résultats.

Si le quorum est atteint et que tous les sièges sont attribués à des élus, les élections sont terminées au 1er tour.

En revanche, un 2nd tour est organisé quand :

• Le quorum n'est pas atteint ;
  
• Le quorum est atteint mais il reste des sièges à pourvoir ;
  
• Aucune liste de candidats n'est proposée par une organisation syndicale.
  

Le second tour

Si un second tour est nécessaire, le délai à respecter pour le mettre en place est de 15 jours après le 1er tour.

Au 2nd tour, tous les candidats peuvent se présenter : les candidatures ne sont plus limitées aux organisations syndicales. Outre cette différence, le 2nd tour se déroule de la même façon que le 1er tour.

Dépouillement et proclamation des résultats

Aux 1er et 2nd tours, le dépouillement et la répartition des suffrages sont pris en charge par les membres du bureau de vote. Après le dépouillement, la proclamation des résultats est ensuite assurée par le président des élections.

Lors de sa proclamation, le président doit notamment préciser le nombre d'électeurs inscrits, le nombre de votants, le nombre de suffrages pour chaque liste et chaque candidat, et le nom des membres élus (titulaires et suppléants).

Un procès-verbal doit ensuite être établi par l'employeur dans les 15 jours suivant la fin des élections. S'il devait auparavant être envoyé à l'inspection du travail, il doit désormais être transmis au centre de traitement des élections professionnelles (CETP). Un exemplaire du PV doit être fourni aux syndicats présents ainsi qu'à toutes les parties ayant négocié le protocole préélectoral.

Après le dépouillement et la proclamation des résultats, les élus peuvent prendre leurs fonctions de représentants du personnel au sein du CSE.

Installation du nouveau CSE

Après les élections, une première réunion des élus (dont nous vous parlons en détail plus bas) donne lieu à la passation de l'ancien CSE vers les nouveaux membres.

Suite à cette première formalité, le CSE composé des nouveaux titulaires élus peut prendre place dans l'établissement. L'employeur doit alors mettre à disposition des membres un local permettant la tenue des réunions, ainsi que tout le matériel nécessaire à l'exercice de ses fonctions.

Formation des élus

Au cours de leur premier mandat, les titulaires élus du CSE doivent suivre une formation d'une durée minimale de 5 jours.

Au cours de cette formation, chaque délégué syndical acquiert des savoirs et compétences essentielles à sa nouvelle fonction, en matière de sécurité, de santé et de conditions de travail.

Cette formation est financée par l'employeur. Les heures de formation correspondent à du temps de travail et sont donc rémunérées.

Première réunion et constitution du bureau

Suite aux élections, les titulaires élus prennent officiellement leurs fonctions à l'occasion d'une première réunion.

Cette réunion suit une certaine organisation et a plusieurs objectifs :

• Définir et présenter le rôle du CSE aux membres ;
  
• Effectuer la passation au nouveau CSE ;
  
• Désigner le secrétaire et le trésorier ;
  
• Mettre en place le règlement intérieur ;
  
• Transmettre aux titulaires et suppléants élus toutes les informations liées à l'entreprise et nécessaires au bon fonctionnement du CSE ;
  
• Définir les budgets ;
  
• Élire les représentants au conseil d'administration ;
  
• Mettre en place les commissions obligatoires (aide au logement, formation, égalité professionnelle).
  

Cette première réunion des élus donne lieu à l'établissement d'un procès-verbal transmis à l'employeur résumant les délibérations du CSE. L'employeur fait ensuite part de ses décisions sur les différentes propositions du CSE.

Toute partie prenante (employeur, candidat, électeur ou syndicat) aux élections du CSE peut émettre une contestation concernant différents aspects des élections.

Les motifs de contestation

Il est possible d'émettre des contestations pour :

• Procès-verbaux irréguliers ;
  
• Non-participation de tous les électeurs en raison du mode de scrutin ;
  
• Manque ou absence totale d'information sur les élections ;
  
• Non-respect du principe de représentation équilibrée entre les femmes et les hommes ;
  
• Refus d'une candidature par l'employeur.
  

Procédures et délais

Les délais pour formuler les contestations varient selon la situation. Dans tous les cas, il faut s'adresser au tribunal judiciaire correspondant à la zone géographique de l'établissement.

Ainsi, si la contestation porte sur l'électorat, le délai pour contester est de 3 jours à partir de la date de publication des listes électorales.

Pour une contestation touchant à la régularité des élections, le délai est de 15 jours après la proclamation des résultats.

Solutions et jurisprudence

D'après l'article L. 2314-30, en cas de contentieux suite aux élections du CSE, il est possible de saisir le tribunal judiciaire pour demander un contrôle et éventuellement une correction des irrégularités.

Le tribunal a notamment la compétence pour juger la régularité des listes électorales, des candidatures et des opérations électorales.

Le tribunal statue en dernière instance : il est susceptible d'un pourvoi en cassation, mais ne peut faire l'objet d'un appel.

Le tribunal statue dans les 10 jours suivant la saisine, et la décision est délivrée dans les 3 jours par lettre recommandée avec avis de réception.

En cas de constat d'irrégularités, l'annulation des élections peut être prononcée sur ordre du juge.

Les collèges électoraux désignent les groupes de salariés partageant le même niveau de fonction. Lors des élections du CSE, un certain nombre de sièges est attribué à chaque collège de façon à garantir une bonne représentation.

La répartition des sièges

Les sièges sont répartis entre les collèges électoraux selon deux étapes.

Dans un premier temps, le nombre de collèges et leur composition sont définis. D'après l'article L.2314-13 du Code du travail, ces informations sont déterminées lors du protocole préélectoral.

Dans un second temps, l'employeur doit définir la répartition du personnel et des sièges au sein de chaque collège électoral.

La répartition du personnel est réalisée selon les activités et missions du salarié. Pour déterminer l'attribution des sièges, l'employeur peut se baser sur le quotient électoral, soit à la règle de la plus forte moyenne.

La répartition des sièges, pour sa part, est libre. Néanmoins, le nombre de sièges de titulaires doit obligatoirement être égal au nombre de sièges de suppléants.

Les collèges cadres et non-cadres

Pour la répartition des sièges, l'article L.2314-11 du Code du travail prévoit normalement deux catégories de collèges :

• Le collège dit «non-cadre», aussi appelé «1er collège», qui rassemble les ouvriers et les employés ;
  
• Le collège dit «cadre» ou «2e collège», qui regroupe ingénieurs, cadres, agents de maîtrise et agents assimilés.
  

Cas particuliers et adaptations possibles

Dans certains cas, la règle des deux collèges ne s'applique pas.

Ainsi, pour les entreprises dont l'effectif est entre 11 et 24 salariés, et qui n'élisent donc qu'un titulaire et un suppléant, un seul collège est mis en place (selon les articles L.2314-11 et R.2314-1 du Code du travail)

De plus, quand une entreprise regroupe plus de 25 ingénieurs, cadres et chefs de services, un 3e collège est mis en place.

Le comité social et économique a pour rôle crucial d'assurer le bien-être des salariés au sein de l'établissement, veiller au respect de leurs droits et négocier différentes mesures avec l'employeur. Il est donc essentiel de créer des liens solides entre cette délégation et l'ensemble des collaborateurs.

Favoriser le dialogue social

Pour impliquer les collaborateurs, le CSE doit créer et maintenir le dialogue avec les salariés, par exemple à l'aide de sondages et d'échanges réguliers. Au cours de ces échanges, le CSE peut ainsi répondre aux questions des salariés et collecter leurs revendications sur différents sujets.

Communiquer régulièrement sur les actions du CSE

Le comité social et économique se doit d'être transparent et communiquer fréquemment sur les différentes actions mises en place. Pour ce faire, plusieurs moyens sont disponibles, comme par exemple l'intranet (un réseau informatique propre à l'entreprise), l'utilisation des réseaux sociaux ou encore la mise en place d'une newsletter.

Recueillir et traiter les remontées terrain

La collecte de retours est essentielle pour un CSE efficace. En recueillant les remontées du personnel, par exemple par le biais de questionnaires, le CSE est mieux en mesure d'adresser les problématiques récurrentes et ponctuelles propres aux différentes branches de la structure.

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