Comment calculer le décompte des congés payés facilement ?

Selon le Code du travail, tout salarié a droit à un congé payé annuel à la charge de l’employeur. Les congés payés se décomptent, par principe, en jours ouvrables : le salarié acquiert 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, dans la limite de 30 jours ouvrables par période de référence.

L’employeur peut décider de décompter les congés en jours ouvrés (jours normalement travaillés dans l’entreprise), à condition que ce mode de calcul ne soit pas moins favorable que le régime légal en jours ouvrables. La conversion usuelle est : 6 jours ouvrables = 5 jours ouvrés, de sorte que 30 jours ouvrables correspondent à 25 jours ouvrés.

Les jours ouvrables sont tous les jours de la semaine, à l’exception du jour de repos hebdomadaire (généralement le dimanche) et des jours fériés chômés dans l’entreprise. Concrètement, lorsque l’entreprise travaille du lundi au vendredi, la semaine comprend tout de même six jours ouvrables, le samedi étant pris en compte.

Les jours de pont sont des jours ouvrables. Les salariés en congés n’en bénéficient donc pas : un pont tombant pendant une période de congés payés est décompté comme jour de congé.

Le point de départ du congé est le premier jour où le salarié aurait dû travailler s’il n’avait pas été en congé. Ensuite, tous les jours ouvrables sont pris en compte jusqu’à la reprise du travail.

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L’employeur peut décompter les jours de congés en jours ouvrés, c’est‑à‑dire en jours normalement travaillés dans l’entreprise. Il doit alors respecter l’équivalence globale: 6 jours ouvrables = 5 jours ouvrés, et vérifier que le salarié bénéficie au moins de l’équivalent de 30 jours ouvrables sur l’année.

Sauf dispositions conventionnelles ou usages contraires, les congés ne peuvent être décomptés par demi‑journée. Un salarié qui travaille le samedi matin et qui prend ce jour de congé sera considéré comme ayant pris un jour entier de congé.

Le décompte horaire des jours de congés n’est pas possible : un accord substituant un décompte en heures au décompte légal en jours est nul.

Les règles de décompte sont les mêmes que pour les salariés à temps plein : le temps partiel n’a pas pour effet de réduire le nombre de jours de congés acquis, mais seulement la rémunération associée.

Dans une entreprise où les congés payés sont décomptés en jours ouvrables, les congés des salariés à temps partiel sont également décomptés en jours ouvrables et non en jours effectivement travaillés. Tous les jours ouvrables inclus dans la période d’absence, y compris les jours habituellement non travaillés en raison du temps partiel, doivent être décomptés.

En cas de décompte en jours ouvrés, le salarié à temps partiel a droit à l’équivalent de 25 jours ouvrés de congés sur l’année, même s’il travaille moins de cinq jours par semaine. S’il prend une semaine de vacances, cinq jours ouvrés lui seront décomptés, puisque six jours ouvrables correspondent à cinq jours ouvrés.

Le décompte des jours ouvrés de congés payés des salariés à temps partiel inclut tous les jours habituellement ouvrés dans l’entreprise, sans qu’il y ait lieu d’exclure les jours ouvrés qui ne sont pas habituellement travaillés par le salarié.

La Cour de cassation admet toutefois l’utilisation d’autres méthodes de calcul, à condition qu’elles résultent d’un accord collectif et soient exclusives de toute discrimination. Il est ainsi possible de ne compter, comme jours de congés, que les jours pendant lesquels l’intéressé aurait dû travailler, moyennant une conversion entre jours ouvrés de l’entreprise et jours travaillés par le salarié.

Lorsque les congés annuels sont calculés en jours ouvrés, les congés des salariés à temps partiel sont également comptés en jours ouvrés. En revanche, les jours supplémentaires de congés peuvent, par accord collectif, n’être imputés que sur les jours de travail effectif des salariés à temps partiel.

ATTENTION :
Si un salarié à temps plein a droit à six jours ouvrables supplémentaires pour ancienneté, ces jours doivent être décomptés de la même manière pour un salarié à temps partiel, en prenant en compte le nombre de jours ouvrables compris entre le premier jour où le salarié aurait dû travailler s’il n’avait pas pris ses congés et le jour de la reprise.

Remarque :
Lorsque le salarié à temps partiel bénéficie d’un jour de congé payé conventionnel supplémentaire payé au prorata de son temps de travail, cette disposition conventionnelle ne peut pas faire obstacle à la règle selon laquelle le salarié a droit, pour tout jour de congé payé, à une rémunération au moins égale à celle qu’il aurait perçue s’il avait travaillé.

L’employeur ne peut pas déduire des congés payés les jours fériés conventionnellement chômés et payés : ces jours ne constituent pas des jours ouvrables et ne peuvent donc être décomptés des congés payés.

Trois situations doivent être distinguées :

• Congés en jours ouvrables
  Lorsque les congés sont calculés en jours ouvrables, la présence dans la période de congés d’un jour férié coïncidant avec un jour ouvrable rallonge le congé d’un jour, y compris si le jour férié tombe un jour non travaillé dans l’entreprise (samedi, par exemple).
• Congés en jours ouvrés, régime plus favorable
  Lorsque les jours de congés sont décomptés en jours ouvrés et que le salarié bénéficie d’un nombre total de jours de congés supérieur au minimum légal, le jour férié qui coïncide avec un jour ouvrable non travaillé (samedi, par exemple) n’a aucune incidence sur la durée du congé.
• Congés en jours ouvrés, simple transposition du régime légal
  Si le décompte en jours ouvrés n’est qu’une transposition stricte du décompte légal en jours ouvrables (30 jours ouvrables = 25 jours ouvrés), le congé doit être prolongé d’une journée si le jour férié tombe un jour ouvrable non travaillé dans l’entreprise, tel un samedi.

Depuis la loi du 22 avril 2024, les périodes pendant lesquelles l’exécution du contrat de travail est suspendue pour cause d’arrêt de travail lié à une maladie ou un accident n’ayant pas un caractère professionnel sont assimilées à des périodes de travail effectif pour la détermination de la durée du congé.

Un article spécifique fixe toutefois un régime d’acquisition particulier : le salarié acquiert, au titre de ces périodes, 2 jours ouvrables de congés par mois, dans la limite de 24 jours ouvrables par période de référence.

Ce mécanisme s’ajoute aux droits acquis au titre des périodes effectivement travaillées, sous réserve que le total des congés pour une même période de référence ne dépasse pas 24 jours au titre de la maladie ordinaire.

Les périodes pendant lesquelles l’exécution du contrat de travail est suspendue pour cause d’accident du travail ou de maladie professionnelle sont intégralement prises en compte pour le calcul de la durée du travail effectuée et donc pour l’acquisition des congés payés.

Pour les périodes antérieures au 24 avril 2024, la Cour de cassation a jugé que les salariés en arrêt maladie non professionnelle acquéraient des congés payés en application directe du droit de l’Union, sous réserve des règles de prescription. La loi nouvelle encadre désormais ces droits pour l’avenir, avec un plafond de 24 jours par période de référence.

Lorsque la durée du travail est décomptée à l’année, un accord d’entreprise ou de branche peut prévoir le report des congés ouverts au titre de l’année de référence. Les reports peuvent être effectués jusqu’au 31 décembre de l’année suivant celle pendant laquelle la période de prise des congés a débuté.

L’accord doit préciser les cas exceptionnels de report, les conditions de rémunération des congés reportés et les conséquences sur les seuils annuels de durée du travail.

Lorsqu’un salarié est dans l’impossibilité, pour cause de maladie ou d’accident, de prendre tout ou partie des congés acquis au cours de la période de prise, il bénéficie d’une période de report de 15 mois pour les utiliser.

Cette période de report débute à la date à laquelle le salarié reçoit, après sa reprise du travail, les informations que l’employeur doit lui communiquer dans le mois suivant la reprise : nombre de jours de congé dont il dispose et date limite de prise.

Par dérogation, lorsque les congés ont été acquis au cours de périodes de suspension pour accident du travail ou maladie non professionnelle et que le contrat est suspendu depuis au moins un an à la fin de la période de référence, la période de report débute à cette date et est ensuite suspendue jusqu’à la communication des informations à la reprise.

Des règles particulières de report existent pour :

• le congé pour création d’entreprise ;
• le congé sabbatique ;
• le compte épargne‑temps.

Lorsque le congé principal est d’une durée supérieure à 12 jours ouvrables, il peut être fractionné avec l’accord du salarié, sauf fermeture de l’établissement. Une des fractions doit être au moins égale à 12 jours ouvrables continus compris entre deux jours de repos hebdomadaire.

À défaut d’accord collectif, la fraction continue d’au moins 12 jours ouvrables doit être attribuée pendant la période du 1er mai au 31 octobre. Le fractionnement au‑delà du 12e jour ouvre droit à des jours de congé supplémentaires :

• 2 jours ouvrables lorsque le nombre de jours de congé pris en dehors de la période légale est au moins égal à 6 ;
• 1 jour lorsque ce nombre est compris entre 3 et 5.

Il peut être dérogé à ces règles après accord individuel du salarié.

Doctrine administrative : le ministère du Travail considère que les règles de fractionnement s’appliquent également en cas de report des congés du fait de la maladie ou de la maternité, ce qui peut ouvrir droit à des jours supplémentaires lorsque les congés reportés sont pris en dehors de la période légale.

Le congé annuel ouvre droit à une indemnité égale au dixième de la rémunération brute totale perçue par le salarié au cours de la période de référence. Pour la détermination de cette rémunération, il est tenu compte notamment :

• de l’indemnité de congé de l’année précédente ;
• des indemnités afférentes aux contreparties obligatoires en repos ;
• des périodes assimilées à du temps de travail effectif (congés payés, maternité, paternité, accident du travail, maladie professionnelle, service national, etc.).

Toutefois, l’indemnité ne peut être inférieure au montant de la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait continué à travailler pendant la période de congé (méthode du maintien de salaire). L’employeur doit retenir la méthode la plus favorable au salarié.

En cas de rupture du contrat de travail avant que le salarié ait pu bénéficier de la totalité de ses congés, il reçoit une indemnité compensatrice pour la fraction de congé non prise. Cette indemnité est due que la rupture résulte du fait du salarié ou de l’employeur, et également aux ayants droit du salarié décédé avant d’avoir pris son congé annuel.

Les indemnités de congés payés sont payées, en cas de procédure collective, jusqu’à concurrence d’un plafond identique à celui établi pour une période de 30 jours de rémunération.