Durée de conservation des données personnelles : ce que vous devez savoir

La gestion de la durée de conservation des données personnelles est un défi majeur pour les entreprises, en particulier depuis l'entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données en 2018. Les entreprises doivent définir des durées de conservation adaptées, respecter les obligations légales et mettre en œuvre des processus efficaces de suppression ou d'archivage. Les professionnels du droit jouent un rôle clé pour guider les entreprises dans cette gestion délicate. Les enjeux sont stratégiques, juridiques et techniques, et les entreprises doivent trouver des outils et des méthodologies pour répondre aux exigences croissantes en matière de réglementation et de sécurité des données.

Quels sont les enjeux stratégiques, juridiques et techniques liés à la durée de conservation des données personnelles ? Quid des meilleures pratiques, des cadres légaux internationaux ? Découvrez les outils et méthodologies qui permettent de répondre aux exigences croissantes en ce qui concerne la réglementation et la sécurité des données.

Enjeux juridiques et économiques

La durée de conservation des données personnelles doit être conforme aux principes du RGPD, qui imposent de ne conserver les données que le temps nécessaire pour atteindre leur objectif initial. Une conservation excessive peut entraîner des sanctions.

Conséquences du non-respect :

• Sanctions juridiques : Les autorités de protection des données, telles que la CNIL en France, peuvent infliger des amendes pouvant atteindre 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial de l’entreprise ou 20 millions d’euros, selon le montant le plus élevé.
  
• Perte de confiance : Une mauvaise gestion des données peut ternir l’image de la société et réduire la fidélité des abonnés.
  

L'importance stratégique pour les entreprises

Une gestion rigoureuse de la durée de conservation des données personnelles n'est pas seulement une exigence réglementaire, elle revêt également une importance stratégique pour les entreprises.    

• Impact sur la réputation : Les scandales liés à la mauvaise gestion des données, comme les fuites de données sensibles, peuvent nuire à la crédibilité des entreprises, en particulier dans les secteurs de la santé et de la finance.
  
• Lien avec les objectifs commerciaux : Une gestion éthique des données, respectueuse des droits des utilisateurs, renforce la fidélité des abonnés, notamment dans l’e-commerce où la confiance est un levier de rétention.

Ainsi, une bonne gestion de la durée de conservation des données s'inscrit au croisement des impératifs juridiques, économiques et stratégiques, contribuant à la pérennité et à la performance des entreprises.

Conservation des données : ce que dit le RGPD 

L'article 5(1)(e) du RGPD établit le principe de limitation de la durée de conservation des données personnelles. Selon cet article, les données doivent être "conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées". Ce principe impose :

• Une définition claire des objectifs : Les entreprises doivent identifier précisément pourquoi elles collectent les données.
  
• Un effacement ou une anonymisation des données : Une fois les objectifs atteints, les données doivent être détruites ou rendues anonymes.
  

Les recommandations de la CNIL

La CNIL fournit des recommandations pratiques pour aider les organismes à se conformer. 

Harmonisation avec d'autres réglementations

En plus du RGPD, d’autres réglementations imposent des durées spécifiques de conservation :

• Code du commerce : Obligation de conserver les documents comptables, tels que les factures et les registres, pendant 10 ans.
  
• Code du travail : Conservation des documents relatifs aux accidents de travail pendant 5 ans et des déclarations d’embauche pendant 3 ans.

L’harmonisation entre ces différentes règles est essentielle pour éviter les doublons ou les oublis et assurer la conformité globale de la société.

Modèles internationaux

Les règles de stockage des données varient considérablement selon les pays, en fonction de leurs cadres juridiques et économiques.

États-Unis : Une approche sectorielle

Contrairement au RGPD, les États-Unis ne disposent pas d'une réglementation unique couvrant la sauvegarde des données personnelles. Les lois y sont sectorielles :

• Secteur financier : La Gramm-Leach-Bliley Act impose la sauvegarde sécurisée des données clients financiers, sans durée spécifique mais avec une obligation d’intégrité.
  
• Secteur de la santé : La Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) exige la conservation des dossiers de santé pendant 6 ans.

Japon, Brésil et Canada : Points de convergence et divergences

• Japon : La Act on the Protection of Personal Information (APPI) s'aligne sur certains principes du RGPD, notamment la limitation des finalités et des durées, mais avec moins de rigueur concernant les droits individuels.
  
• Brésil : La Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) est similaire au RGPD, mais elle accorde une importance particulière aux bases légales pour les transferts internationaux.
  
• Canada : La Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) requiert un stockage des données "aussi longtemps que nécessaire pour répondre aux fins déterminées", laissant une marge de manœuvre importante aux entreprises.

Implications pour les entreprises internationales

Les groupes multinationaux doivent se conformer à des réglementations qui peuvent être incompatibles et varier considérablement d'un pays à l'autre.

Obligations en cas de transfert de données hors UE

Lorsqu’une entité transfère des données personnelles en dehors de l’Union européenne, elle doit respecter les exigences du RGPD, telles que :

• Clauses contractuelles types (CCT) : Ces accords standardisés garantissent une préservation adéquate dans les pays tiers.
  
• Binding Corporate Rules (BCR) : Requises pour les groupes multinationaux, elles régissent les transferts internes tout en assurant une conformité avec le Règlement général sur la protection des données.

Maîtriser ces règles représente un enjeu stratégique pour les entreprises souhaitant éviter les sanctions tout en assurant leur expansion internationale.

Définition et enjeux spécifiques

Les données sensibles sont des données personnelles qui, en raison de leur nature, nécessitent un niveau de confidentialité accru en raison des risques qu'elles présentent pour les libertés fondamentales et la vie privée des individus. Selon le Règlement général sur la protection des données, ces données comprennent :

• Données biométriques : comme les empreintes digitales ou les scans rétiniens, utilisées pour identifier une personne de manière unique.
  
• Données relatives à la santé : telles que les dossiers médicaux, les antécédents familiaux ou les traitements en cours.
  
• Opinions religieuses ou politiques : les croyances, affiliations ou convictions politiques d'un individu, qui peuvent exposer des informations sensibles sur ses choix personnels et convictions profondes.

Obligations renforcées

En raison de leur sensibilité, les données de cette catégorie sont soumises à des obligations plus strictes selon le RGPD :

• Double consentement : Le traitement des données sensibles nécessite un consentement explicite et distinct de la personne concernée. Ce consentement doit être donné de manière libre, éclairée et explicite, notamment pour les données de santé ou biométriques.
  
• Restrictions de traitement : Le traitement de ces données est généralement interdit, sauf dans certaines situations, telles que :
  
  • Consentement explicite de la personne concernée
    
  • Obligations légales spécifiques (par exemple, pour la santé publique ou dans le cadre d'une procédure judiciaire).
    
  • Protection vitale de l'individu (par exemple, en cas d'urgence médicale).

Cas pratiques

Les violations de données sensibles peuvent entraîner des conséquences juridiques, financières et réputationnelles considérables. Voici quelques exemples de violations majeures et des sanctions associées :

• Violation de données biométriques :
  Une entreprise américaine de reconnaissance faciale a été sanctionnée à hauteur de 20 millions de dollars pour avoir collecté des données biométriques sans consentement explicite, en violation du Biometric Information Privacy Act (BIPA).
  
• Fuite de données de santé :
  En 2020, un hôpital européen a été sanctionné à 2 millions d'euros pour avoir exposé les dossiers médicaux de milliers de patients en raison d'un manquement aux mesures de sécurité et une enquête de la CNIL a été ouverte.
  
• Violations concernant les opinions religieuses ou politiques :
  En 2018, une entreprise de recrutement a été condamnée à une amende de 500 000 euros pour avoir collecté des informations sur les croyances religieuses des candidats sans leur consentement.

Ces violations soulignent l’importance d’une gestion rigoureuse des données sensibles, tant pour la conformité légale que pour la préservation des libertés individuelles.

Solutions disponibles

La gestion de la durée de conservation des données est un enjeu majeur pour les entreprises qui doivent se conformer aux réglementations comme le RGPD. Plusieurs outils technologiques peuvent être utilisés pour gérer et automatiser cette rétention. Voici quelques solutions populaires :

• Logiciels d'archivage : Ces outils de stockage sécurisé (tels que OpenText ou Veeva) respectent les périodes de conservation légales. 
• Systèmes de gestion des données automatisée : Ces plateformes comme Vormetric ou Data Governance Suite utilisent l'intelligence artificielle pour analyser et gérer les données. 
• Plateformes de conformité : Des solutions telles que OneTrust ou TrustArc facilitent la gestion de la durée de stockage des données tout en respectant le RGPD.

Intégration dans les processus internes

L'intégration de ces outils est essentielle pour garantir une gestion cohérente des données. Voici les principales étapes pour les intégrer efficacement :

• Cartographie des données : Identifiez les types de données collectées et les périodes de rétentions applicables pour chaque catégorie. Cette étape permet d'établir des règles de gestion claires pour la conservation et l’effacement des données.
  
• Sélection de l'outil adapté : En fonction de la nature et de la quantité des données traitées, sélectionnez une solution technologique capable de répondre aux exigences spécifiques de votre organisation.
  
• Mise en place d'un processus automatisé : Configurez les outils pour qu'ils appliquent automatiquement les règles de stockage et de suppression. Par exemple, définissez des alertes pour rappeler les dates limites 
  
• Formation des employés : Assurez-vous que le personnel est formé à l'utilisation des outils et aux exigences du RGPD. Cela inclut la gestion des consentements, le déploiement des actions correctives et le respect des délais de préservation des données.

Avantages et limites

L'utilisation d'outils technologiques présente plusieurs avantages, mais comporte également des défis.

En somme, l'intégration des outils technologiques dans la gestion de la durée de conservation des données est un levier stratégique pour respecter le RGPD, mais nécessite une planification rigoureuse et des ressources adéquates pour être pleinement efficace.

Complexité des systèmes intégrés

L'effacement des données personnelles est un défi en raison de la complexité des systèmes intégrés utilisés par les sociétés. Les données sont souvent stockées dans des bases de données interconnectées et des systèmes multi-plateformes, rendant leur suppression complète difficile.

Dans ce type d’architecture, l’effacement complet des données peut se heurter à plusieurs obstacles :

• Interdépendance des données : Certaines données sont interconnectées avec d’autres informations essentielles à d’autres processus métier, ce qui complique leur suppression sans perturber le fonctionnement des systèmes.
  
• Données en plusieurs endroits : Les mêmes données peuvent être répliquées dans plusieurs bases de données ou dans des environnements cloud, ce qui rend l’effacement intégral plus complexe.
  
• Historique des versions : Dans certains cas, des versions archivées ou des copies de données sont stockées et non facilement identifiables ou accessibles pour être supprimées.

Pour résoudre ces problèmes, des outils spécialisés, comme des systèmes de gestion des données centralisées et des plateformes de « data governance », sont nécessaires pour coordonner et garantir l’effacement des données dans tous les systèmes interconnectés.

Droits des individus

Le RGPD confère aux individus plusieurs droits, dont le droit à l'oubli et le droit à la portabilité, qui imposent des obligations aux entreprises concernant l’effacement des données. Ces prérogatives peuvent poser des défis supplémentaires pour les organisations, notamment :

• Droit à l'oubli : ce droit permet aux individus de demander l'effacement de leurs données personnelles si elles ne sont plus nécessaires ou si leur consentement est retiré. Les entreprises doivent alors supprimer ces données dans un délai raisonnable (généralement 30 jours).
• Droit à la portabilité : Il permet aux individus de récupérer et de transférer leurs données personnelles à un autre prestataire. Cependant, cela peut rendre plus difficile l'effacement définitif des données, car il faut s'assurer qu'elles sont réellement supprimées après le transfert.

Pour respecter ces prérogatives, les entreprises doivent mettre en place des mécanismes permettant de gérer et d’effacer les données confidentielles de manière transparente et conforme aux exigences du RGPD.

Conséquences d’un échec de suppression

L’échec dans la gestion de l’effacement des données personnelles peut entraîner des conséquences juridiques et financières significatives. Le non-respect du droit à l’oubli ou l’incapacité d’effacer des données dans les délais impartis peut entraîner :

• Amendes et sanctions : Le RGPD prévoit des amendes pouvant atteindre jusqu'à 20 millions d'euros ou 4 % du chiffre d'affaires mondial annuel d'une entreprise, selon la gravité de l’infraction.
• Perte de réputation : Un défaut d'effacement des données peut nuire à la réputation d'une entreprise et faire perdre la confiance de ses clients et partenaires, entraînant ainsi des pertes commerciales importantes.

Bien que l’effacement des données soit un aspect crucial de la conformité RGPD, il n’en reste pas moins complexe en raison de l'interdépendance des systèmes et de l'importance des droits des individus. Les entreprises doivent prendre des mesures technologiques et organisationnelles adéquates pour éviter les sanctions et préserver leur réputation.

Intelligence artificielle

L'utilisation de l'intelligence artificielle (IA) et du machine learning nécessite de grandes quantités de données, ce qui pose des défis en termes de gestion et de conservation des données personnelles. Les entreprises doivent trouver un équilibre entre la nécessité de stocker des données pour entraîner les algorithmes et le respect des principes de limitation de la conservation des données. Une bonne gouvernance des données, avec des politiques strictes de rétention et des mécanismes d'anonymisation, est nécessaire pour garantir la conformité et respecter les droits des individus.

Blockchain

La technologie blockchain - qui permet de stocker des données dans des registres immuables - pose des défis juridiques en matière de durée de conservation des données, car les informations enregistrées sont immuables et ne peuvent pas être facilement modifiées ou supprimées. Cela entre en contradiction avec l'exigence du RGPD d'effacer certaines données personnelles sur demande, notamment dans le cadre du droit à l'oubli.

Dans un système blockchain, chaque transaction est inscrite de manière permanente et chronologique. Une fois qu'une donnée est ajoutée à un bloc, elle devient indélébile et accessible à tous les participants du réseau. Ce caractère immuable rend difficile, voire impossible, de garantir la suppression des données confidentielles une fois qu'elles ont été enregistrées.

IoT (Internet des objets)

L'Internet des objets (IoT) génère un flux continu de données personnelles, ce qui pose des défis en termes de conservation et de gestion. Les entreprises doivent établir des politiques de préservation et de retrait adaptées aux exigences du RGPD, tout en équilibrant la nécessité d'optimiser les performances des objets connectés et la sécurité des données personnelles.

Bien que ces nouvelles technologies offrent d’énormes possibilités d’innovation et de personnalisation, elles posent des défis complexes en matière de conservation des données personnelles. Les entreprises doivent intégrer des stratégies robustes pour se conformer aux réglementations sur la durée de conservation et garantir la sécurité des données individuelles dans un environnement technologique en constante évolution.

Jurisprudences marquantes

La jurisprudence européenne et française concernant la durée de conservation des données personnelles est riche d’enseignements. Plusieurs décisions ont marqué les esprits et illustrent les conséquences du non-respect des règles sur la conservation des données.

Sanctions de la CNIL

La CNIL, autorité française de régulation des données, a imposé plusieurs sanctions importantes liées à la gestion de la durée de conservation des données.

Exemple de sanctions récentes :

• Amende de 240 000€ pour violation des règles de confidentialité des informations : La CNIL a infligé une amende de 240 000 euros à la société Kaspr pour avoir aspiré des renseignements personnels, notamment des détails sur les candidats à des postes de travail.
  
• Amende de 20 000 € contre une entreprise de recrutement : En 2020, la CNIL a infligé une amende de 20 000 € à une entreprise de recrutement pour avoir conservé les CV des candidats pendant une durée excessive.

Ces sanctions montrent l’importance pour les entreprises de respecter les principes du RGPD, notamment celui de la limitation de la conservation des données. Le non-respect de ces principes peut entraîner des amendes substantielles, ainsi qu'une perte de réputation.

Politiques exemplaires d’entreprises

Certaines entreprises ont instauré des politiques exemplaires concernant la gestion de la conservation des informations, intégrant des pratiques efficaces pour se conformer au RGPD tout en optimisant leurs processus internes.

Les entreprises doivent ainsi donc tirer des leçons des cas de jurisprudence et des sanctions de la CNIL pour mettre en place des politiques robustes de gestion de la durée de conservation des données. Elles doivent également s'inspirer des exemples d'entreprises qui ont réussi à intégrer la conformité RGPD dans leurs pratiques internes, afin de protéger les données personnelles et de maintenir la confiance des utilisateurs.

Fermeture d’entreprise

Lors de la fermeture d’une entreprise, plusieurs obligations légales doivent être respectées concernant la gestion des données personnelles détenues. La conservation des données après la cessation d’activité dépend principalement des obligations légales relatives à la conservation, des finalités de traitement, et des politiques internes de l’entreprise.

Obligations d’archivage

L’entreprise doit respecter les périodes minimales de conservation des données imposées par la législation. 

Obligations de suppression

Après cette période d’archivage, les données personnelles doivent être supprimées ou anonymisées. Le Règlement général sur la protection des données impose en effet que les données ne soient conservées que pendant la durée nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquelles elles ont été collectées. Cela inclut la nécessité d’informer les individus sur les mesures prises concernant leurs données après la cessation de l’activité de l’entreprise.

Fusions et acquisitions

Les fusions et acquisitions (F&A) posent des défis pour la gestion des données personnelles, car les données doivent être transférées et traitées en conformité avec le RGPD et les réglementations locales, nécessitant plusieurs étapes cruciales.

Transfert des données

Lors d'une fusion ou acquisition, les entreprises doivent transférer les données de leurs clients de manière sécurisée, en respectant les principes de transparence, d'intégrité et de confidentialité. Des contrats de transfert de données, comme des clauses contractuelles types ou des BCR (Binding Corporate Rules), doivent être mis en place pour assurer la légalité du transfert, notamment hors de l'Union européenne.

Traitement des données après rachat

Après une fusion ou acquisition, les données transférées doivent être utilisées dans le respect des finalités d’origine, sauf si un consentement explicite a été donné pour un traitement différent. De plus, les entreprises doivent garantir qu'elles continuent de respecter la durée de conservation des données et qu’elles effectuent les purges nécessaires au terme de la période de conservation légale.

La gestion des données personnelles après la fermeture d’une entreprise ou lors de fusions et acquisitions requiert donc une attention particulière pour garantir la conformité au RGPD. Les entreprises doivent non seulement respecter les délais légaux de conservation, mais aussi veiller à ce que les données soient traitées de manière éthique et transparente, en protégeant les intérêts et la vie privée des individus concernés.

Rôle des DPO et responsables de traitement

Les Délégués à la Protection des Données  (DPO) et les responsables de traitement jouent un rôle clé dans la mise en place et la supervision de la politique de conservation des données personnelles. Ils doivent garantir la conformité aux exigences légales, déterminer la durée de conservation des données, surveiller leur mise en œuvre et gérer l'effacement ou l'anonymisation lorsque nécessaire. Les DPO doivent également être formés pour comprendre l'impact des nouvelles technologies sur la gestion des données.

 Formation des équipes internes

Une formation adéquate des équipes internes, notamment des juristes et des DPO, est essentielle pour garantir la conformité au RGPD dans la gestion des données personnelles. Des programmes de formation adaptés permettent à chaque acteur de comprendre ses responsabilités et de gérer les données en conformité avec la réglementation, notamment en ce qui concerne la conservation, l'effacement et la confidentialité des données.

Audits réguliers

Les audits réguliers de la politique de conservation des données sont nécessaires pour garantir la conformité au RGPD et aux autres législations applicables. Ces audits évaluent l'efficacité des procédures, identifient les failles dans la gestion des données et vérifient la durée de conservation. Ils doivent être réalisés par des professionnels qualifiés et peuvent conduire à des ajustements pour renforcer la conformité.

La formation continue, la sensibilisation des équipes internes, et les audits réguliers sont ainsi des éléments clés pour garantir la conformité relative à la conservation des données. La collaboration entre les DPO, les juristes et les équipes internes permet de renforcer la sécurisation des données et d’assurer une gestion transparente et éthique des renseignements personnels.

La gestion de la durée de conservation des données personnelles est cruciale pour les organisations, qui doivent respecter les exigences légales pour éviter les sanctions et préserver la confiance des clients. Une gestion rigoureuse des données réduit les risques de fuites et de violations, et renforce la réputation de l'entreprise. Pour relever ces défis, les entreprises doivent instaurer une politique claire et utiliser des technologies de gestion automatisée pour se conformer aux obligations légales, optimiser l'efficacité et la sécurité de la gestion des données personnelles.