Sous-traitance et RGPD : quelles sont les obligations légales ?

Avec l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), la gestion des données personnelles est soumise à des règles strictes. Parmi ces règles, la sous-traitance occupe une place centrale, notamment en raison des obligations légales imposées aux acteurs impliqués. Quelles sont les responsabilités des sous-traitants et les conséquences juridiques en cas de non-conformité ?

Le RGPD définit un sous-traitant comme toute entité traitant des données personnelles pour le compte du responsable de traitement. Par exemple, une entreprise externalisant la gestion de sa paie à un prestataire spécialisé engage ce dernier comme sous-traitant.
Les sous-traitants peuvent inclure des prestataires IT, des sociétés de cloud computing, des agences de marketing ou tout autre prestataire manipulant des données personnelles.

Les sous-traitants sont tenus de respecter plusieurs obligations légales spécifiques définies par l'article 28 du RGPD.

Les sous-traitants doivent traiter les données uniquement sur instructions du responsable de traitement, conformément au contrat signé entre les deux parties. Toute opération non autorisée est considérée comme une violation du RGPD.

Le contrat entre le sous-traitant et le responsable de traitement doit inclure des clauses spécifiques sur la gestion des données. Ces clauses couvrent notamment :

• La nature et la finalité du traitement
• La durée de conservation des données
• Les droits et obligations des deux parties

La sécurité des données est une obligation centrale. Le sous-traitant doit :

• Mettre en place des mesures techniques adaptées (cryptage, pseudonymisation).
• Tenir un registre des activités de traitement.
• Informer le responsable de traitement de toute violation de données dans les meilleurs délais.

Le sous-traitant doit également soutenir le responsable de traitement dans ses démarches de mise en conformité, notamment en fournissant des informations pour réaliser des analyses d'impact sur la protection des données.

Le RGPD impose une responsabilité conjointe entre le sous-traitant et le responsable de traitement. Si une violation des données survient en raison d’un défaut de sécurité ou d’une négligence du sous-traitant, ce dernier peut être tenu légalement responsable au même titre que son client.

Les sanctions prévues par le RGPD sont lourdes. Selon l’article 82.4, les personnes concernées ont droit à une indemnisation en cas de préjudice matériel ou moral. Les autorités compétentes peuvent également infliger des amendes pouvant atteindre :

• 20 millions d’euros ou
• 4 % du chiffre d'affaires annuel mondial de l’entreprise impliquée.

Ces sanctions visent à garantir la protection effective des données et à inciter les entreprises à respecter scrupuleusement leurs obligations.

La gestion des relations avec les sous-traitants dans le cadre du RGPD nécessite un encadrement strict. La mise en place de contrats conformes, le respect des obligations légales et la surveillance continue des processus sont essentiels pour limiter les risques juridiques. Une gestion proactive et transparente est la clé pour garantir la sécurité et la conformité des données personnelles.