Qu'est-ce que le principe d'accountability ?

Le principe d'accountability (ou responsabilité en français) est l'un des fondements du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) . Il repose sur une approche basée sur les risques et vise à responsabiliser les entreprises et les organisations dans leur gestion des informations à caractère personnel. Ce principe exige de ces dernières qu’elles soient capables de démontrer leur conformité à la réglementation, à tout moment.

L’ accountability est un élément fondamental du RGPD car il instaure une culture de la responsabilité dans la gestion des données personnelles. Cette approche proactive permet aux sociétés de non seulement respecter les règles, mais également de démontrer leur engagement envers la protection des données.

L'accountability apporte plusieurs avantages concrets 

• Renforcement de la confiance des clients, partenaires et régulateurs en démontrant une gestion responsable des données.
• Réduction des risques de sanctions en cas de contrôle des autorités compétentes.
• Amélioration de la transparence des processus internes et de la gestion des données.

L'accountability incite donc les entreprises à adopter une approche proactive pour protéger les données, ce qui contribue à la construction d'une relation de confiance avec toutes les parties prenantes.

Le principe d'accountability s'applique à toute organisation traitant des données personnelles au sein de l'Union européenne, qu'il s'agisse d'une entreprise privée, d'une administration publique ou d'une PME. Cela concerne les firmes qui collectent, stockent, ou transfèrent des informations personnelles, qu'elles soient de grande taille ou de petite taille.

En pratique, l'accountability impose à ces organisations de mettre en place des mesures appropriées pour garantir la sauvegarde des données et de démontrer cette conformité de manière continue. Chaque entreprise doit pouvoir prouver à tout moment qu'elle respecte les règles du RGPD, notamment en documentant toutes les actions prises pour assurer la sécurité des informations qu'elle gère.

La mise en place de l’accountability dans une entreprise nécessite la création d’une gouvernance des données personnelles. Cela passe notamment par la cartographie légale des systèmes d’information et le recueil des mesures prises pour assurer la confidentialité des données à caractère personnel.

Une fois la cartographie des données réalisée, l'entreprise doit formaliser une documentation interne qui peut inclure les éléments suivants :

• Une politique de protection des données personnelles.
• Un recueil des traitements des données personnelles complet.
• La nomination d'un Délégué à la Protection des Données (DPO)  si nécessaire. Pour acquérir les compétences indispensables, obtenir la certification CNIL, et ainsi devenir un expert en gestion des informations personnelles conformément aux exigences du RGPD, une formation DPO peut vous y préparer 

D’autres procédures internes documentant les actions mises en place pour assurer la conformité sont à prévoir, comme :

• La gestion des droits des personnes (droit d'accès, rectification, suppression...),
• La notification des violations de données personnelles,
• Les transferts de données personnelles hors de l’Union européenne,
• La réalisation d'une analyse d'impact pour les traitements à risque élevé,
• Le respect des notions de privacy by design et de privacy by default.

Ce référentiel est essentielle pour démontrer le respect des règles de l'entreprise en cas de contrôle par les autorités, telles que la CNIL.

Ainsi, afin de garantir la mise en œuvre du principe d'accountability dans les meilleures conditions, il est essentiel de former les équipes et les responsables des données en suivant, par exemple, une formation sur les outils et les processus indispensables pour garantir le respect du RGPD. 

Le principe d'accountability se traduit aussi par la mise en place de mécanismes destinés à minimiser les menaces liées à la gestion de informations personnelles. Cela inclut l’identification des dangers, la définition de mesures de sécurité adaptées et la mise en place de procédures strictes.

Lors de chaque traitement de données personnelles, les sociétés doivent se poser les questions suivantes :

• Quelle est la finalité du traitement ? Celle-ci doit être légitime et explicite.
• Les données collectées sont-elles nécessaires ? Ce qui renvoie aux directives de minimisation des données.
• Combien de temps conserver les données ? Une durée de conservation des données appropriée doit être déterminée.
• Les données sensibles sont-elles traitées ? Dans ce cas, des mesures spécifiques doivent être prises.
• Les droits des personnes sont-ils respectés ? Cela inclut notamment l’information préalable des personnes et le recueil de leur consentement, si nécessaire.

Le non-respect de ces obligations peut entraîner des mesures financières lourdes. En effet, le RGPD prévoit des amendes pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou, pour une entreprise, jusqu'à 4 % de son chiffre d'affaires annuel mondial.  Pour mieux comprendre les enjeux et obligations liés à cette réglementation, il est impératif de suivre une formation dédiée à ce sujet.